Privacybeleid met betrekking tot (potentiële) klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers

 

Verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens wanneer u (potentiële) klant, leverancier of opdrachtnemer van ons bent:

Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen.

Bent u een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst dient te voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, te kunnen factureren en met u vlot en efficiënt te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de overeenkomst.

Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.

U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde werkzaamheden geen uitvoering kunnen geven.

Doorgifte aan derden

In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren. Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie, waar uw persoonsgegevens een onderdeel van kunnen uitmaken. Uw persoonsgegevens worden dan om die

reden aan onze provider van serverruimte verstrekt. Verder maken wij gebruik van Microsoft Office en Microsoft Navision en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden.

Bij uitvoering van werkzaamheden door onderaannemers of uitzendbureaus, is het soms noodzakelijk dat wij persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen voor wie de onderaannemer of het uitzendbureau werkzaamheden verrichten. Wij gaan hier zeer terughoudend mee om, maar soms zijn wij hiertoe verplicht. In sommige gevallen is er een wettelijke grondslag voor (Ketenaansprakelijkheid of Screening). Wij kunnen niet verantwoordelijk gehouden worden voor het verwerken, opslaan en verwijderen van de gegevens bij een derde partij.

Bewaarperiode persoonsgegevens

Indien u een prijsopgave bij ons heeft opgevraagd maar u geen klant bij ons geworden bent, zullen wij uw gegevens voor zover de geautomatiseerde systemen het toelaten uiterlijk op 31 december in het jaar na ons laatste contact verwijderen. Ook indien wij een prijsopgave van u hebben ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, zullen uw persoonsgegevens voor zover de geautomatiseerde systemen het toelaten uiterlijk op 31 december in het jaar na ons laatste contact worden verwijderd. Bent u wel klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen voor zover de geautomatiseerde systemen het toelaten.